Hoshin Kanri???

Metodisk basis for arbeidet har vært Hoshin Kanri (Ho = Metode, Shin = Kompass, Kanri = Styre), dvs. etablere planen for hvordan strategien skal nås gjennom å sette kurs og styre retningen i gjennomføringen.

Hoshin Kanri kommer i noen varianter, men den jeg har brukt flest ganger lærte jeg meg som leder av Schibsteds produksjonsenheter for et antall år siden. Den viser seg å være enkel / transparent, den samler fokus, gir gode diskusjoner og helt konkrete resultater. Her blir veikartet så langt fra svulstig som du kan komme, og veldig konkret. Illustrasjonen under viser oppbyggingen: Fra vi identifiserer og setter gjennombruddsmål (Break Through Goals, BTG's), via de målområdene som skal bidra til oppnåelse av gjennombruddsmålet, og til de underliggende oppgavene som vi skal utføre med tilhørende målsettinger:

Hva gjør selskapet Reglo med sitt strategiske veikart?

Reglo er et selskap som utvikler, produserer og monterer høyvakuum- og løftesystemer for industri. De holder til i Andebu og har kunder i over 40 land over hele verden. Kjempemorsomt å se at bedriften – som er i gang med sin forbedringsreise basert på Lean og smidige (agile) arbeidsformer – har tatt til seg denne effektive måten å sjøsette strategi på.

De har i løpet av 2 dager meislet konkret ut det veikartet som skal oppfylle deres strategi i neste 2-årsperiode! Strategien får plass på et A3-ark. Og de konkrete oppgavene som skal gjennomføres er prioritert og satt opp i selskapets forbedrings-Kanban!

Her er vi konkrete og involverende - Vi snakker ikke 180 slides i PowerPoint som blir støvsamler i ledergruppens Dropbox!

Vil du vite mer?

Om du vil se nærmere på hvordan du kan gå fra strategi til handling på en svært effektivt og involverende måte, så ta veldig velkommen til å ta kontakt med meg på en av følgende: https://linktr.ee/jonurdal

Dersom du vil vite mer om praktisk, involverende og effektiv strategi-implementering, kan du se en relevant video på min YouTube-kanal her: https://www.youtube.com/watch?v=mKj0HOZPkLQ&t=101s 

Selvledelse handler om å lede seg selv gjennom å influere eller påvirke egne tanker, følelser og adferd. God selvledelse påvirker disse positivt. Smidig - agil - ledelse og arbeidsformer handler i stor grad om å skape læring i teamet, etablere flyt og fremdrift i teamets verdiskaping, ofte i en kontekst der sluttresultatet ikke er gitt på forhånd. Velutviklede og innarbeidede smidige arbeidsformer skaper robuste team der tilpasningsdyktighet, prøving og feiling gir stimulans i arbeidsdagen.

I vår samtale i dag var det særlig interessant for meg å få bekreftet selvledelsen sin viktige rolle i autonome, smidige team. Og tilsvarende interessant for Morten å se koblinger mellom selvledelse og smidige arbeidsformer gjennom de casene som jeg arbeider med og som vi brukte som underlag for diskusjonen.

Mange begreper og observasjoner fremstår tydeligere når vi tester dem ut med empiri. Hva er det som karakteriserer smidige team som får det til i praksis? Som arbeider hypotesedrevet, med prøving, feiling og læring på sin vei til å utvikle løsninger for brukere og kunder? Hvilken rolle spiller selvledelse og superledelse i utviklingen av høyt presterende og smidige team? Kan vi utvikle ikke bare gode løsninger, men selve teamet og ikke minst individet selv gjennom et mer bevisst forhold til den rollen selvledelse og superledelse har? Absolutt, er Morten og jeg enige om! Jeg gleder meg til flere samtaler!

Jeg har ikke angret så mye som et lite sekund. Nå får jeg realisert det viktigste i min profesjonelle tid, nemlig å hjelpe organisasjoner, ledergrupper og team til å samhandle godt og levere fremragende verdi internt og eksternt! Og jeg har gleden av å arbeide med kunder som virkelig vil videre og som har høye ambisjoner. Derfor trives jeg i jobben nå bedre enn noen gang før – og det er ikke dårlig! 

Jeg utvikler kurs og workshops i teamutvikling, ledelse av team og organisasjoner, og innføring av smidige arbeidsformer for Videocation. Jeg er kursholder for Holte Academy. Jeg arbeider med kunder som er superengasjerte og som suger til seg av det jeg kan bidra med i deres forbedringsreiser. Og jeg lager skreddersydde og åpne kurs i Lean og agile arbeidsformer.

Så min lørdagsrefleksjon er egentlig: Ved å se hvor vi står og hva vi kan velge å gjøre, kan vi få et mer stimulerende liv. Terrenget ligger der, men kompasskursen kan vi stake ut selv... 

Dagene flyr, og vi rekker ofte ikke å tenke så mye på hvilken bane vi er inne i. Men nå stoppet jeg opp litt og kan konstatere at min kompasskurs for tiden viser en god retning. 

Bildet viser min oppgraderte arbeidsplass hjemme – der jeg nå får erfare hvordan det er å redigere tunge videofiler uten snev av lagging! Nå skal jeg redigere litt video... Fortsatt god helg!

Innledning

Kanban og Scrum, som opprinnelig ble utviklet for henholdsvis bilindustri og programvareutvikling, er arbeidsformer som kan brukes på tvers av mange bransjer og arbeidsprosesser. Med andre ord bruksområder langt utover applikasjonsutvikling. Brukt riktig, kjennetegnes begge av å sette kunde- og brukerbehov i sentrum. De forbedrer effektiviteten i gjennomføringen av arbeidsoppgavene vesentlig og de reduserer risiko ved å innarbeide endringer løpende. Og ikke minst: De fremmer samarbeid, desentraliserte og i stor grad selvstyrte team.

I forrige blogg i denne serien, «SCRUM OG KANBAN», forklarte jeg hva de viktigste kjennetegnene ved hver av dem var. Jeg beskrev også de viktigste ulikhetene. Du bør lese den, før du går videre med denne. Du finner den her: https://www.leanonu.no/startside/blogger-og-vlogger#h.wnvafyzbznn7

La oss nå gå videre: Jeg har byttet ut «OG» i tittelen fra første episode med «ELLER» nå. Fordi jeg i denne utgaven - "Scrum ELLER kanban" – bruker noen eksempler på å beskrive hva slags oppgaver Scrum og kanban egner seg best til hver for seg. Og hvorfor. Jeg vil i denne bloggen holde meg bevisst på «utsiden» av IT og applikasjonsutvikling basert på kanban og Scrum. Det er kjent stoff. Jeg ønsker å belyse deres anvendelighet i helt andre sammenhenger her.

Anvendelser av Kanban
Det følgende er noen eksempler på utmerkede anvendelser av kanban:

Helsevesen
Sykehus bruker kanban for å visualisere, forbedre og prioritere pasient-arbeidsflyten. Det interessante her er at «varen» som foredles er pasientene, og målet er å skape en prioritert flyt i behandlingsprosessene av pasienter. Ved å visualisere pasientstatus og behandlingsplaner kan medisinske team prioritere oppgaver, fordele ressurser og redusere flaskehalser i pasientomsorgen på mer effektive måter.

Produksjon
Innen produksjon brukes Kanban for å kontrollere både beholdningsnivåer og prioritert flyt i verdiskapingen. De oppdaterer tavler i tilnærmet sanntid som sporer fremdriften til hvert element på produksjonslinjen, slik at de kan levere forutsigbar kvalitet, økt effektivitet og minimalt med hindringer og sløserier. Jeg anbefaler at kanban tavlen reflekterer verdistrømmens arbeidsprosesser, slik at det blir enklere å identifisere hindringer og skape flyt i leveransene.

Markedsføring
Markedsføringsteam benytter Kanban-tavler for å håndtere kampanjer og prosjekter. Hver oppgave, fra idé-unnfangelsen, via prioritering og testing, frem til innholdsproduksjon og kampanjeutrulling, representeres visuelt. Dette gir markedsteamet og kundene  muligheten til å følge med og justere fremdriften og nødvendige valg som må foretas gjennom kampanjens levetid.

Rekruttering
Kanban er utmerket til å visualisere og styre flyten av kandidater i rekrutteringsprosesser. Først illustrerer vi stegene i rekrutteringen. Deretter setter vi opp en kanban-tavle – digital eller analog – som simulerer de sentrale stegene i rekrutteringsprosessen. Hvert kort på tavlen representerer en kandidat. Det som kanskje er litt spesielt i denne kanban-anvendelsen, er at det typiske bare er 1-2 kort (kandidater) som når helt frem til siste prosess.

Logistikk
Innen logistikkbransjen brukes Kanban for å optimalisere forsyningskjedene. Bedrifter kan spore lagernivåer, bestillinger og leveranser på visuelle tavler, noe som resulterer i mer effektiv lagerstyring, raskere vareflyt og bedret kontroll på vareflyten og avvikene som må håndteres.

Prosjektstyring
Kanban kan selvsagt brukes i prosjektstyring. Prosjektteamet bruker kanban-tavlen for å prioritere, bryte ned og organisere oppgaver, tidsfrister og ressursallokering. Kanban gir en fantastisk støtte til styring, justering av behov og krav i løpet av prosjektets gang.

Anvendelser av Scrum

Scrum, kjent for sin inkrementelle arbeidsform, har utvidet seg fra et rammeverk for programvareutvikling til å fundamentere teamarbeid og prosjektledelse på mange ulike områder.

Produktutvikling
I produktutvikling kan Scrum være betydelig mer hensiktsmessig enn den tradisjonelle fossefallsmetoden der alt spesifiseres på forhånd i håp om at det ikke inntreffer større avvik som ødelegger økonomien og resultatene. I et produktutviklingsprosjekt kan kravene og forventningene endre seg raskt, spesielt i lys av at vi ofte lærer mens vi beveger oss fremover i små kontrollerte steg og får nye innspill fra brukere og kunder. Scrum gir muligheter til å arbeide i korte iterasjoner (sprints), hvor funksjonalitet kan utvikles, testes og tilpasses i henhold til kundens og brukernes behov. Dette gjør det lettere å tilpasse seg endringer og levere fungerende deler av produktet tidlig i prosessen.

Markedsføringskampanjer
I markedsføringsbransjen der kampanjer inngår er Scrum ofte langt mer egnet enn en fossefallsmetoden. Kampanjer krever rask respons på feedback, markedsendringer og konkurranse, noe som kan føre til at kravene og målene må justeres underveis. Scrum tillater markedsføringsteamet å organisere oppgaver i korte sprints, fokusere på de mest kritiske oppgavene først, og tilpasse strategien basert på innsiktene som oppnås i løpet av kampanjens levetid. Dette gir langt større fleksibilitet og muligheten til å tilpasse kampanjen i sanntid, noe som kan være utfordrende å oppnå med fossefallsmetoden som kjennetegnes ved en mer fastlagt plan fra start til ferdigstillelse.

Utdanning
I utdanningssektoren har Scrum blitt tatt i bruk i og for studentenes læringsprosesser. Leksjoner og læringsløp organiseres i "sprints", som fremmer et tilpasningsdyktig læringsmiljø og lar elevene følge fremdriften effektivt. Scrum kan utmerket godt inngå i utdanningsløp som baseres på «blended learning», dvs. læring der et mangfold av virkemidler inngår, som video, digitale og fysiske arbeidsgrupper, klasseromsundervisning og 1:1 veiledning, styrt og prioritert gjennom støtte fra Scrum. 

Arrangementsplanlegging
Arrangementsplanleggere bruker Scrum for å koordinere store arrangementer. Ved å bryte ned arrangementplanlegging i "sprinter" (korte tidsavgrensede intervaller, se første epiosde), kan teamet gjennomføre tidsavgrensede oppgaver som inngår som forarbeid i arrangementet, som valg av scene/arena, catering, markedsføring, etc., og dermed sikre et godt organisert og vellykket arrangement.

Forskning og Utvikling
Scrum-prinsippene er også verdifulle innen forskning. Forskere bruker Scrum for å håndtere eksperimenter, fordele ressurser og tilpasse hypotesene sine når nye innsikter som krever endringer og reprioriteringer dukker opp.

Byggebransjen
Scrum har blitt tatt i bruk i byggeprosjekter. Byggeprosjektet organiserer, bryter ned oppgaver og prioriterer arbeidsoppgaver i korte sprinter, noe som forbedrer prosjektplanlegging, koordinering av avhengige oppgaver og samarbeid mellom ulike fagområder.

Men hvilken metode passer best for hvilke typer arbeid? Før jeg våger meg ut på glattisen her, vil jeg presisere at det ikke finnes noen klare svar. Men noen holdepunkter ut fra mine erfaringer er:

Scrum kan egne seg bedre enn Kanban når:

• Aktivitetene kan estimeres i omfang og allokeres i form av delleveranser i faste tidsintervaller

• Prosjektet har et dedikert team som kan jobbe fulltid med prosjektet og trekke fordeler av faste hendelser eller møter for å planlegge, følge opp, evaluere resultater og ta til seg læring

• Prosjektet består av antagelser som krever hyppig testing og verifisering

• Det er behov for å levere kjørbare resultater i form av funksjonelle delleveranser hyppig

• Prosjektet har en tydelig kunde og/eller en produktansvarlig som kan prioritere behovene og gi tilbakemeldinger
  
  

Kanban kan egne seg bedre enn Scrum når:

• Prosjektet har uklare eller skiftende fokusområder, omfang og leveranser som krever kontinuerlig tilpasning

• Arbeidet er endeløst og oppgavene som inngår er del av en kontinuerlig strøm av input som skal prioriteres og ferdigstilles løpende

• Arbeidsoppgavene og leveransene er repetitive i karakter (noe som kan synes motstridende med første punkt, men kanban fanger begge arbeidsformene)  

• Teamet jobber med flere prosjekter eller leveranser samtidig

• Teamet har varierende tilgjengelig kapasitet (ressurser) til ulike tider og må tilpasse leveransene deretter

• Prosjektet har behov for å minimere sløsing, køer og flaskehalser i arbeidsflyten

Vil du vite mer?

Da håper jeg at du - gjennom disse to minibloggene - har forstått litt mer av hvor kraftig støtte Scrum og kanban kan gi organisasjonen og teamene. Å sette team i stand til å levere effektivt, lære mens de går veien og ta selvstendige beslutninger er det jeg stort sett hjelper organisasjoner med. Enten målgruppen er lederteam eller operative team i service og produksjon.

Mange takk for oppmerksomheten!

Vil du vite mer om hvordan du starter eller setter fart i din forbedringsreise? Her har du nærmere beskrivelser:

Kurs: https://www.leanonu.no/startside/kurs

Workshops: https://www.leanonu.no/startside/workshops

Blandet læring: https://www.leanonu.no/startside/blandet-læring

Kontaktinfo: https://www.leanonu.no/startside/kontakt-forespørsel  

Videocation - Kurs i smidige arbeidsformer: https://www.videocation.no/kurs/agile-metoder-og-leankurs/fem-verktoy-for-smidige-arbeidsformer

Videocation - Kurs i Scrum: https://www.videocation.no/kurs/agile-metoder-og-leankurs/laer-deg-scrum

Videocation – Kurs i agile / smidige arbeidsformer: https://www.videocation.no/kurs/agile-metoder-og-leankurs/innforing-av-agile-eller-smidige-arbeidsformer 

Innledning - hvorfor du skal interessere deg for Scrum eller kanban

Scrum og Kanban er gjennomtenkte måter som skaper god prioritert flyt, uavhengig av om du arbeider med programvareutvikling, varehandel, produksjon eller tjenesteleveranser. I motsetning til hva mange tror, er ingen av dem bransjespesifikke. Det handler om å ta fordelene med dem på alvor om du skal få virkelig gode effekter. I tillegg gir de rom for endringer og justeringer midt i dine leveranser uten at du må gjøre mye om igjen. Redusert risiko er stikkordet. Akkurat dette - å skape god prioritert flyt i fremdrift og leveranser med redusert risiko - er hva jeg hjelper mine oppdragsgivere med å oppnå  og som jeg lager kurs om på Videocation-plattformen. Enten vi snakker prosjektteam, produksjonsteam, salgsteam, merkantile avdelinger eller ledergrupper. Det er fantastisk å se hvordan Scrum og kanban kan hjelpe organisasjoner i å komme i flytsonen med sine leveranser og stå rustet til å håndtere endringer og behov underveis. Sistnevnte i motsetning til typisk "fossefall", der vi spikrer en tydelig og detaljert kravspesifikasjon før vi iverksetter noe arbeid. I denne del 1, "SCRUM OG KANBAN", vil jeg forklare hva som kjennetegner hver av dem. I del 2 - SCRUM ELLER KANBAN?" vil jeg si litt mer om på hvilke arbeidsområder de egner seg best og hva du skal passe spesielt på for å skape effektive team som arbeider med riktige saker til riktig tid. 

Du har kanskje hørt om Scrum og kanban? Men hva er egentlig forskjellen på Scrum og kanban, og hvordan kan du velge det som passer best for ditt team?

Kjennetegn ved Scrum

Scrum er et rammeverk som består av prioriterte arbeidsoppgaver som gjennomføres i tidsavgrensede intervaller. Innenfor ett intervall - som kalles sprint - utføres de oppgavene som teamet i fellsskap har besluttet å levere på. Prioriteringene av hvilke type oppgaver som er viktigst er gjort sammen med, eller på vegne av kunden. 

Sentralt i Scrum er roller, hendelser og såkalte artefakter. De viktigste rollene er produktansvarlig, Scrum-master og utviklingsteamet. Produktansvarlig er den som har ansvaret for å definere hva som skal lages, prioritere oppgavene og kommunisere med kunden. Scrum-master er den som hjelper teamet med å følge Scrum-prinsippene, løse problemer og fjerne hindringer. Utviklingsteamet er de som faktisk lager produktet, og de jobber selvorganisert og tverrfaglig.

De viktigste hendelsene i Scrum er sprint, sprintplanlegging, daglig Scrum, sprint-gjennomgang og sprint-retrospektiv. En sprint er en fast tidsperiode, vanligvis mellom en og fire uker, der teamet leverer et potensielt ferdig produkt. Sprintplanlegging er en møte der teamet bestemmer hva de skal gjøre i sprinten og hvordan de skal gjøre det. Daglig Scrum er et kort møte der teamet deler hva de har gjort siden sist, hva de skal gjøre i dag og om de har noen utfordringer. Sprintgjennomgang er en møte der teamet presenterer produktet for kunden og får tilbakemelding. Sprintretrospektiv er en møte der teamet reflekterer over hvordan sprinten gikk og hva de kan forbedre til neste gang.

De viktigste artefaktene i Scrum er produktloggen, sprintloggen og produktinkrementet. Produktloggen er en liste over nye eller endrede egenskaper som skal til for å utvikle eller tilføre produktet egenskaper. Produktloggen er produktansvarlig sitt ansvar. Sprintloggen er en delmengde av oppgavene i produktloggen. Delmengde fordi dette er hva teamet forplikter seg til å levere på i kommende sprint. Produktinkrementet er den ferdige delen av produktet som teamet har laget i sprinten.

Kjennetegn ved kanban

Kanban er et rammeverk som består av prinsipper for å skape prioritert flyt, praksis for utførelse og visuell støtte i status og fremdrift. De viktigste prinsippene er visualisering, begrensning av oppgaver i arbeid, styring av flyt og kontinuerlig forbedring. Visualisering innebærer at man bruker en tavle eller et digitalt verktøy til å vise arbeidsprosessen, fra ide til leveranse. Begrensning av arbeidsmengde innebærer at man setter en grense for hvor mange oppgaver som kan være i hver fase av prosessen samtidig, for å unngå overbelastning og flaskehalser. Flytstyring innebærer at man måler hvor lang tid det tar å fullføre en oppgave fra start til slutt, og optimaliserer prosessen for å redusere syklustiden. Kontinuerlig forbedring innebærer at man regelmessig evaluerer prosessen og gjør justeringer for å øke effektiviteten og kvaliteten.

De viktigste praksisene i kanban er å gjøre arbeidet synlig, begrense arbeidet i gang (Work In Progress, WIP), administrere flyten, implementere tilbakemeldingsløkker og forbedre samarbeidet. Å gjøre arbeidet synlig betyr at man bruker en kanban-tavle eller et digitalt verktøy til å vise alle oppgavene som skal gjøres, hvem som gjør dem og hvor de er i prosessen. Å begrense WIP betyr at man setter en maksimal mengde oppgaver som kan være i hver kolonne på tavlen samtidig, for å unngå overbelastning og flaskehalser. Å administrere flyten betyr at man overvåker hvor raskt oppgavene beveger seg gjennom prosessen, og identifiserer og fjerner hindringer som forårsaker forsinkelser. Å implementere tilbakemeldingsløkker betyr at man har regelmessige møter med teamet, kunden og andre interessenter for å dele informasjon, gi og motta tilbakemelding og løse problemer. Å forbedre samarbeidet betyr at man fremmer en kultur av åpenhet, tillit og respekt i teamet, og at man jobber sammen mot et felles mål.

De viktigste verktøyene i kanban er kanban-tavlen, kanban-kortene og arbeidsprosessen. Kanban-tavlen er en visuell representasjon av arbeidsprosessene som inngår, som består av flere kolonner som representerer ulike faser og delprosesser som er avhengig av hverandre. Kanban-kortene er en representasjon av hva vi bygger. Det kan være analoge kort på en fysisk tavle eller digitale kort på en digital tavle. Kortene representerer oppgavene som skal gjøres, og som flyttes fra kolonne til kolonne gjennom verdistrømmen som vi arbeider med. På en kanban tavle på et sykehus er det pasientene som er representert med hver sine kort. I fysisk produksjon er typisk en ordre representert som ett kort. Og i programvareutvikling er en del av en programvare-leveranse et kort på tavlen. Arbeidsprosessene er det vi gjør av verdiskaping i de ulike trinnene som inngår i verdistrømmen. Sistnevnte - og dermed Kanban tavlen - vil variere avhengig av type arbeid, arbeidsprosessene som inngår, teamets størrelse og ikke minst kundens behov.

Hva er forskjellene?

Så hva er forskjellen på Scrum og kanban? Scrum prioriterer hva som skal gjøres i "Sprint planleggingen". Det er da vi prioriterer og eventuelt bryter oppgaver ned i det som skal være leveransen i neste Sprint. Kanban har ikke "sprinter". I Kanban arbeider vi kontinuerlig ut fra hva som til enhver tid er prioriterte aktiviteter. For begge er også prioritering av oppgaver sentralt. Og mens Scrum styrer arbeidsvolumet gjennom sprintplanleggingen, har Kanban en begrensning på "Work In Progress", dvs. hvor mange oppgaver som skal være i arbeid samtidig. Noen team bruker også en hybrid tilnærming, der de kombinerer elementer fra begge rammeverkene for å skape en skreddersydd løsning. En annen forskjell er rollene: I Scrum har vi tydelige roller. Slike roller eksisterer ikke i kanban. Og merk deg dette: (1) Begge gir tilpasningsdyktighet som minimerer risiko i utførelsen. Og (2) begge kan benyttes utenfor ren IT-utvikling. Det er mine kunder et levende bevis for! Det viktige er at vi lærer oss å arbeide som team, støttet opp av en arbeidsform der vi prioriterer levering av kundeverdi på tilnærmet kontinuerlig basis. 

Del 2 av denne minibloggen

Del 2 av 2 i denne mini-bloggserien leser du her: https://www.leanonu.no/startside/blogger-og-vlogger#h.fsc54g2okf5 

Korte, relevante kurs på videocation

Vil du lære mer om dette i praksis? Da kan du følge de digitale kursene jeg har laget på Videocation-plattformen:

• Lær deg Scrum. Dette kurset i Scrum gir deg den ikke-tekniske innføringen du trenger for å starte å “jobbe Scrum” i din organisasjon:
  https://www.videocation.no/kurs/agile-metoder-og-leankurs/laer-deg-scrum 

• Smidige arbeidsformer. I dette kurset lærer du - hovedsakelig gjennom kanban - hvordan smidig arbeidsformer kan fungere i praksis, demonstrert ved bruk av fem enkle og smidige verktøy: Teams, Excel, Miro, Trello og OneNote: 
  https://www.videocation.no/kurs/agile-metoder-og-leankurs/fem-verktoy-for-smidige-arbeidsformer 

Gå til kilden om du vil studere detaljene

Hvis du vil lære mer om Scrum og kanban, kan du sjekke ut disse ressursene:

• Scrum Guide: https://www.scrumguides.org/scrum-guide.html 

• Kanban Guide: https://kanbanguides.org/ 

Håper du fant dette innlegget nyttig og interessant! Hvis du har noen spørsmål eller kommentarer, kan du mer enn gjerne kontakte meg her. Mange takk for at du leste deg gjennom - del 2: "SCRUM ELLER KANBAN" kommer i neste blogg!

Mange av oss går i den klassiske fellen der vi skal inkludere massevis av funksjonalitet. Vi blir en "feature factory" i stedet for å fokusere på reell kundeverdi. Så hvordan kan vi utvikle produkter som treffer de reelle behovene best mulig? Empiri - også innen produktutvikling - forteller oss at pareto-prinsippet holder vann: 80% av brukerne bruker 20% av tilgjengelig funksjonalitet i et typisk produkt. Vi må avdekke de "riktige" 20%. 

Moderne produktutvikling baserer seg på å utvikle prototyper eller MVP'er (Minimum Viable Products) som fanger opp essensen av behovene. En MVP gir oss mulighet til å teste og lære av et avgrenset behov og verifisere om relevans og opplevelse svarer til forventningene. I moderne produktutvikling er vi i "Product Discovery" fasen og da handler det om å lære å forstå kundenes behov (= building the right thing). Dette forstår og lærer vi av gjennom prototyping og MVP'er. Vi omsetter kundeinnsikten og behovsavklaringene til LØSNINGER ("product delivery"), fordi det er her vår ekspertise ligger (= building the thing right). Det som er avgjørende viktig er at kunden deltar i "discovery" fasen, slik at vi får et begrenset og relevant sett av ønsket funksjonalitet og ønskede opplevelser å bygge inn i løsningen. Og siden discovery og delivery er sykliske og repeterende, ivaretar vi kundebehovene i utviklingen av løsningen. Det sentrale er å ikke å la det gå inflasjon i funksjonalitet som bare en liten del av kundebasen har glede av. 

Lean Startup er en fantastisk støtte i dette arbeidet og jeg anbefaler sterkt boken "The Lean Startup" av Eric Ries. Lean filosofiens basis i å etablere verdiskaping ut fra kundebehov og minimalt med sløsing av ressurser passer perfekt her. Og smidige arbeidsformer som baseres på "product discovery" slik Eric Ries, Teresa Torres og Marty Cagan beskriver dem, gir oss fantastisk ammunisjon i smidig produktutvikling!

Derfor: Unngå "feature factory" fellen der alle innspill skal inn i løsningen. "Kalkulatoren" i den AI-genererte illustrasjonen vil aldri bli en suksess. Tenk i stedet 80/20 regelen fra Pareto i produktutviklingen. Identifisér kjernen i kundebehovet, formulér hypoteser, test dem ut og verifisér dem gjennom MVP (i "product discovery" fasen). Og bruk smidige arbeidsformer gjennom hele prosessen for å være endringsdyktig og redusere risiko og fallhøyde. 

God sommer!

Kritikken mot å skalere smidig i hele organisasjonen gjennom bruk av metodikk som SAFe® har vokst og blitt tydeligere etter hvert som organisasjoner har gjort sine erfaringer. Selskaper som U.S. Air Force, BlueDolphin, Volvo Cars, Capital One, FitBit og mange andre har erfart betydelige utfordringer skalering basert på SAFe® (se https://safedelusion.com/). 

Noen av utfordringene

❌ Skalerbare rammeverk gjør ingen organisasjoner smidige

Vi undervurderer hva som faktisk skal til for å skape smidige organisasjoner. SAFe® søker selv å gjøre rammeverket mer tilpasningsdyktig gjennom ulike «konfigurasjoner» som «Essential SAFe», «Full SAFe» etc. Og fremhever «dual operating system», der organisasjonen på den ene siden består av et dynamisk nettverk som bedriver innovasjon og produktutvikling og på den andre ivaretar tradisjonell business gjennom et stabilt fungerende hierarki (https://lnkd.in/dh6z4EVW). Dette har møtt massiv motstand i deler av det agile miljøet.

❌ Prosesser og verktøy er kun støtte – ikke løsning

Det agile manifestet fremhever at individer og mellommenneskelig interaksjon er viktigere enn prosesser og verktøy. Mange forsøk på å skalere smidighet i hele organisasjonen ser ut til å glemme dette perspektivet.

❌ Taylorismen henger fortsatt tungt igjen

Frederick Winslow Taylor sine prinsipper om «scientific management” går hånd i hånd med den indiustrielle revolusjonen. Denne tankegangen fungerte og fungerer godt for repetitive oppgaver som er enkle. Men den bygger byråkrati og fungerer ikke i en verden der vi arbeider med komplekse og kompliserte problemstillinger.

Så hva kan løsningene bestå av? 

Noen synspunkter er som følger:

✔ De-eskalere i stedet for å skalere – fokus på teamet som den skapende enheten. I dette ligger forenkling av struktur og prosesser, fjerning av byråkratiske hindringer. Spesielt dyrke frem teamene som kjernen i verdiskapingen, fjerning av sløserier og byråkrati og etablere forutsetninger for kontinuerlig læring og forbedring.

✔ Organisere etter verdistrømmene. Da handler det om å fjerne detaljstyrende ledelse, dyrke frem autonome team og desentralisere beslutningene. Å skape selvgående team med færrest mulige avhengigheter. Kort sagt: Skape smidighet langs verdistrømmene i stedet for å forsøke å gjøre byråkratiske siloer smidige.

✔ Til slutt: Smidighet handler ikke om å «gjøre dobbelt så mye på halve tiden». Smidighet betyr tilpasningsdyktighet, kundeverdi og kvalitet, bærekraftig samarbeid og hyppige leveranser. 

Hva har vi funnet så langt?

📌 Betydelige potensialer for redusert ledetid fra salg til leveranse og fakturering. Henter vi ut disse, frigjør Reglo kapasitet og forbedrer samtidig likviditeten fordi tiden fra oppdraget mottas til det leveres blir kortere. Hvorfor betydelige potensialer? Jo, i enkelte av prosessene snakker vi faktisk reduksjon i ledetid fra uker til timer!

📌 Store rom for automatiseringer av manuelle rutiner og dobbeltarbeid. Her får vi kortere ledetider + kvalitetssikring av behovs- og bestillingsprosessene, bedret kontroll av status i varebeholdningen og mye mindre manuelt og repetitivt arbeid.

📌 Vi har i sum identifisert 72 store og små forbedringsmuligheter langs verdistrømmen!

Ikke noe slurv!

Har Reglo jobbet slurvete når vi avdekker så mange forbedringer? Absolutt ikke! De er en organisasjon med mange suksesshistorier og kvalitet i leveransene. Poenget er at Reglo tar forbedringsreisen på skikkelig alvor, de samler kreftene og gjennomfører på riktig måte! Ofte finner vi de store forbedringene i "stafettvekslingen" mellom stegene i verdiskapingen. Og når salg, administrasjon, innkjøp, varemottak, produksjon, montering og lager setter seg sammen for å løfte i fellesskap: Hva skjer da? Jo, da ser vi helheten, hverandres behov og hva som skal til for å bedre stafettvekslingene (= bedret flyt)!

Bygge smidig forbedringskultur...

Reglo har dessuten som mål å skape en smidig forbedringskultur. Hva betyr det? Jo, vi jobber med prinsippene fra ✔ Lean, analyserer verdistrømmene, identifiserer hindringer med mål om å skape skikkelig kundefokusert flyt. Men Reglo skal også lære å bruke prinsippene fra ✔ smidige - agile - arbeidsformer for å lære hvordan de kan bli ✔ tilpasningsdyktige. Spesielt i prosjektgjennomføringen, slik at de blir i stand til å tilpasse organisasjonen til endringer i kundebehov og i produktenes funksjonalitet.

De nærliggende neste stegene for Reglos del er å prioritere alle forbedringsmulighetene, slik at vi realiserer de effektene som passer best for Reglo. Til dette skal vi bl.a. bruke teknikker som kommer i kurset "Bli en mester i prioritering" på Videocation.no ila et par uker!

Ta gjerne kontakt her om du vil vite mer om hvordan du og din organisasjon starter opp forbedringsreisen!

Vi lærer deg og ditt team grunnprinsippene i smidige - agile - arbeidsformer, med støtte av 5 kjente verktøy. Hver av verktøyene er tilpasset de viktigste smidige arbeidsoppgavene som du og ditt team trenger: (1) Ett felles samlingspunkt der vi treffes, jobber og har tilgang til status i arbeidet og alle verktøyene som vi trenger, (2) ett verktøy for idémyldning, (3) ett for prioritering, (4) ett for selve innholdet og (5) ett for å holde oversikt og fremdrift i arbeidet til teamet.

Vi avslutter kurset med en case, der vi viser at smidighet slett ikke er reservert organisasjoner som jobber med applikasjonsutvikling! Vi viser hvordan bedriften Bilfix AS arbeider smidig ved å planlegge, disponere, prioritere og gjennomføre en heldags førstehjelpsdag for sine ansatte. Gjennom dette konkrete eksemplet lærer du elementære prinsipper i smidighet som du og dere kan ta i bruk i egen organisasjon. Du innser dessuten at smidighet ikke handler om å anskaffe dyre og kompetansekrevende verktøy. Ikke dumt det heller, tenker vi...

Vil du vite mer om smidighet og verktøy? Ta kontakt med meg her.

MVP handler først og fremst om å vinne maksimal og ekte kunnskap med minimal innsats og dermed lære raskt og kostnadseffektivt. Så hvordan arter MVP seg i smidige team, i Lean Startup og i klassisk Lean?

• Agilitet - eller smidighet - oppsto opprinnelig for programvareutvikling, men er nå i bruk i en rekke ulike bransjer langt utenfor ren applikasjonsutvikling. I Agile arbeidformer står testing av antagelser på veien til løsningene sterkt. Gjennom samarbeid, selvorganiserte team og hyppige sykler i måten vi tester og leverer prioritert verdi på så kommer vi raskere frem mot løsningen. I Agile team fokuserer vi på å levere verdi til kundene kontinuerlig og effektivt, ved å tilpasse oss endringer og ta til oss kunnskap underveis. Vi må lære raskt, og teste ut våre antagelser. Derfor er MVP en sentral del av måten vi arbeider på i smidighet.
  
  

• LEAN Startup bygger fra bunn til topp på en tilnærming til produkt- og forretningsutvikling der vi vektlegger validert læring. Dette oppnår vi gjennom antagelser, testing og reell kunnskapsfangst. Vi foretar kontinuerlig justering av produktet og forretningsmodellen basert på denne validerte læringen. Gjennom bruk av MVP'er oppnår vi rask og kostnadseffektiv læring. Vi tester og validere produktideer så tidlig som mulig, for dermed å unngå å bruke unødvendige ressurser på kostbar utvikling av funksjoner som risikerer å være lite viktige for kundene.
  
  

• I klassisk LEAN legger vi vekt på å skape friksjonsfrie og effektive verdistrømmer gjennom å eliminere sløsing og fokusere på kundedrevet verdiskaping. Gjennom å bruke MVP-tankegangen, kan vi raskt validere beste praksis og velge tilnærminger som minimerer sløsing og hindringer i verdiskapingen. 

Samlet sett kan vi derfor si at Lean Startup, Agilitet og klassisk Lean bruker MVP for å teste, korrigere og oppnå ekte læring på en smart og ressurseffektiv måte. Det gleder meg stort å se at utbredelsen av disse metodene øker og at MVP spiller en stadig viktigere rolle i produktutvikling og forbedringsarbeid i mange organisasjoner. 

Mitt håp er at vi også i makroperspektiv kan lære av Lean og smidige arbeidsformer, slik at vi kan utvikle tilpasningsdyktighet og bli i stand til å håndtere spesielt miljøutfordringene uten den enorme risiko som store og kostbare satsinger basert på fossefallsmetoden innebærer. Om våre politikere ser fordelene i smidighet, kostnadseffektiv produktutvikling, rask læring og kontinuerlig forbedring, så har vi kommet langt!

Applikasjonsutvikling, prosjektarbeid, rekruttering, salgsgjennomføring eller ledergruppens arbeid: I kurset lærer du hvordan. Eksempler og brukersituasjoner har fokus og hovedrolle når du får praktisk innsikt i hva som skal til for å skape skikkelig flyt og fremdrift. Enten det er på jobb, i samlokaliserte eller distribuerte team, eller privat. 

Kontakt meg gjerne her om du ha en innføring og se hva Kanban kan gjøre for deg og dere!

Deretter gikk vi over til agendaen. Den kom ofte overraskende på, i beste fall mottok vi den et par dager før, gjerne fredag ettermiddag. Agendaen besto av tre deler: En runde rundt bordet, rapporteringer og nye saker til diskusjon.

Utfordringene med bruk av agenda står i kø!

Det slår meg stadig hvor mange team som er agendastyrte og som opplever det jeg beskrev over. For hva er vitsen med å ha 10 minutter 🚩 "runde rundt bordet" når andre ikke er forberedt på hva du skal si noe om? Hva er vitsen med 🚩 rapporteringer som ingen har kunnet sette seg inn i på forhånd? For rapportering er fortid og uten «hva betyr dette fremover» kommer vi ikke langt. Og hvor god blir diskusjonen om 🚩 nye saker om disse kommer brått på uten mulighet til forberedelse?

Så hva er utfordringene med tradisjonell bruk av agenda - litt oppsummert?

✔ tilfeldigheter i stedet for kontinuitet

✔ vi får ikke utnyttet god samhandling i teamet

✔ kvaliteten i beslutningene blir dårligere

Kanban endrer det meste!

Det er naturligvis flere løsninger på disse utfordringene. Jeg har først og fremst veldig gode erfaringer med ✅ Kanban som prioriterings-, styrings, og oppfølgingsmetode: Tidligere i lederroller og nå når jeg lærer team om smidighet, samhandling, prioriteringer og kontinuerlige leveranser.

Kanban har sin styrke i å være visuell, involverende og enkel. Den gir et kontinuerlig bilde av situasjon og utvikling. Og brukt riktig får teamet god styrefart i beslutninger og leveranser.

Så hvorfor skrote agendaen og bruke Kanban?

✔ Agenda er push - Kanban er pull

✔ Agenda er statisk - Kanban er dynamisk

✔ Agenda er et passiverende dokument - Kanban er teamets visuelle styringsverktøy!

På tide å skrote agendaen hos deg? Vil du la deg og ditt team oppleve styrken i prioriteringer, visuell styring og leveranser ved hjelp av Kanban? Du er hjertelig velkommen til å ta kontakt med meg her!

Gode opplevelser!

Målet var først og fremst å gi deltagerne gode (smaks-)opplevelser og litt læring med på kjøpet. Vi smakte oss gjennom Sonoma og Alexander Valley, Santorini, Toscana, Barossa Valley, Galicia og Ribera del Duero.

Learning by doing

En fantastisk og interessert gjeng. Jeg storkoste meg gjennom deling av dufter, smaker og synspunkter. I dag fikk jeg denne tilbakemeldingen, som naturligvis varmer: «Kjære Jon, Takk for en utrolig fin kveld. Det er faktisk ikke noe som er bedre enn å lære, utvide horisonten og ha det så hyggelig sammen. Du er en utrolig god formidler og etter en kveld som dette så lurer jeg egentlig på når vi kan gjøre dette igjen med noen andre vi liker å lære sammen med.» Det er fantastisk inspirerende og veldig lærerikt å diskutere vin, smak, duft og vinenes historiske bakgrunn. På ujålete og rett-frem vis. 

Vil du krydre et faglig arrangement med en avsluttende vinsmaking?

Så om du ønsker det, så stiller jeg gjerne opp om du har et arrangement i organisasjonen din! Hva med å kombinere litt læring om smidige arbeidsformer i salg, i ledergruppen eller i prosjektarbeid med noen dråper fra et utvalg av hyggelige viner? Det er bare å ta kontakt her. Riktig god langhelg!

Lørdag 16. april leverte jeg manus til et nytt kurs i Kanban på Videocation-plattformen. 15 korte (3-6 minutter), instruktive og praktisk rettede leksjoner. Jeg håper å få det innspilt og publisert i mai, for behovet for å skape prioritert flyt i arbeidsoppgavene er stort, enten du arbeider frittstående eller som del av et team i offentlig eller privat sektor. 

Kurset er det mest praktiske jeg hittil har laget og forklarer hvorfor Kanban er så bra til selvorganisering, for verdiskaping i distribuerte team, i salg, i rekruttering, i utviklingsarbeid, i opplæring / kompetanseutvikling og i prosjektarbeid. 

Kurset gir deg det du trenger for å skape den riktige flyten og de kontinuerlige leveransene til din organisasjon, dine kunder og dine brukere. Vi tar også for oss konkrete verktøy, og jeg kan avsløre at alle mine kunderelasjoner benytter minst ett av verktøyene som jeg gjennomgår i kurset. Og de bruker minst én Kanban 🙂

Kanban er en forholdsvis enkel metode å ta i bruk, men du må bruke den riktig for å hente ut de virkelig gode effektene. Kurset forklarer hvordan. Ta kontakt om du vil vite mer!

Varianter av disse utsagnene har du sikkert hørt og opplevd flere ganger. På denne måten demonstrerer vi i ledelsen at "output: speed of execution" er viktigere enn "outcome: value of delivery". Da bør vi stoppe litt opp og tenke oss om...

✔ Symptomer - spørsmål

• Hvorfor er ledergruppens arbeid og organisasjonen forøvrige ofte i utakt? Burde ikke ledergruppen være bidragsyter nummer én til organisasjonen?

• Hvorfor oppfatter vi ledermøtene som en belastning og en tidstyv, når den burde være organisasjonens fyrtårn og ledestjerne?

✔ Bakenforliggende årsaker

Min egen erfaring i ledergrupper er at disse trekkene ofte handler om fire forhold:

👉 Ledergruppen har ikke en felles oppfattelse av hva de viktigste verdileveransene fra ledergruppen til organisasjonen er. Litt konstruktivt provoserende kan vi da spørre oss selv om hvorfor vi er til som gruppe og hvorfor vi i det hele tatt samles!

👉 Ledergruppen har - som team - ikke satt seg konkrete mål om hva vi skal oppnå.

👉 Den enkelte leder i gruppen prioriterer eget "ansvar" i sin del av organisasjonen og ser ikke sin egen rolle som bidragsyter i ledergruppen.

👉 Gruppen mangler en metodikk for å prioritere det som er viktig ("outcome"), for å skape flyt og for å levere fokusert på hva de målsetter seg.

✔ Hva vi kan gjøre for å skape verdi i lederteamet

Disse kjennetegnene preger mange lederteam. Men min erfaring er at ledergrupper kan

 utvikle virkelig gode prestasjoner - og levere fantastiske resultater til organisasjonen, kundene og brukerne - bare de refokuserer og trener!

Svarene på hva vi skal gjøre er ikke så mange og kompliserte. det krever øvelse og trening!

Vi må: 

• avklare og være tydelige på hva vårt bidrag til organisasjonen og kundene er

• tydeliggjøre noen få mål som skaper retning for ledergruppens arbeid

• hver for oss bli gode selvledere. Uten at vi er gode på å lede oss selv, blir vi ikke gode på å bidra i lederteamet

• ha en metodikk som hjelper oss med å holde fokus og skape prioritert fremdrift i lederteamet. 

✔ Vil du vite mer om hva ditt lederteam kan gjøre for å skape verdi?

Kjenner du deg igjen? Kjenner du og dere et behov for å endre ledergruppens innhold, arbeidsform, leveranser og prestasjoner? Trenger dere en 25 minutters positiv tankevekker i ledergruppen? Eller kanskje en coaching som hjelper gruppen å refokusere over litt tid? I så fall - ta gjerne kontakt med meg her!

Programmet består i utgangspunktet av 7 temaområder, der hvert tema er delt i "grunnleggende" og "fordypende" læring. Eksempler på temaer er "Hagia Startpakke", der de gjennom coaching skreddersyr sitt veikart i forbedringer bygget på Lean og smidige metoder. I "Bli synlig gjennom digital markedsføring" skal bedriftene ta en relevant plass i digitale medier og sosiale nettverk. Butikk og salg skal løftes gjennom hjelp og bistand i design av den fysiske butikken og attraktiv eksponering av produktene. Verkstedene vil gjennom dette programmet lære verdien av morgentavlemøter, å ta i bruk prioritering av arbeidsoppgaver og ordre, og å lære verdien av beste praksis i service av de viktigste produktsegmentene.

For min del er det fantastisk å få bistå Hagia med å designe et komplett program der praktiske ferdigheter og trening står i fokus. Gjennom å komplettere opplæringstilbudet med www.videocation.no sitt omfattende bibliotek av strømmede videoer, vil vi skape et flermedialt tilbud av selvstudier, gruppearbeid og samlinger. Hver bedrift og hver deltager kan gjennom dette programmet velge tema og fordypning ut fra egne behov.

Jeg er utrolig inspirert av Hagia sin vilje til å realisere dette og gleder meg til arbeidet videre! Vil du vite mer, tar du kontakt her!

Verdiskaping handler alltid om å velge - prioritere - gode alternativer frem til beste løsning. Ulike måter å prioritere på passer til ulike situasjoner. I hver korte og praktiske leksjon i kurset får du lære hvilke metoder som egner seg strategisk, taktisk og operasjonelt. Hvilke du kan bruke for å skape flyt og resultater både privat og profesjonelt. Og hvilke som er best i en teamsetting.

Jeg bruker selvsagt metodene selv, i undervisning, i eget arbeid, i coaching av ledergrupper og sammen med team. Jeg jobber med personer og team som er blitt super-effektive til å prioritere! Da skapes flyt og fremdrift der riktige ting gjøres til riktig tid!

Så om du ønsker å lære - veldig praktisk - hvordan du skaper rom for å jobbe med det som betyr mest, så får du her servert korte og konkrete leksjoner illustrert med eksempler. Etter at du har tatt kurset, er jeg overbevist om at du vil finne dine favoritter! Da er det bare å praktisere og «Bli en mester i å prioritere"! Kurset går på lufta i mars! Vil du ha en innføring allerede nå? Kontakt meg her!

Kurset er laget som en illustrert dialog mellom Espen Enersen - daglig leder i PKM - og undertegnede som Lean-Agil-ekspert. Dialogen foregår i PKMs lokaler i Asker. Gjennom eksempler og beskrivelser vil du få innsyn i deres smidige forbedringsarbeid. Vi overfører hands-on erfaringer for hvordan du bygger en forbedringskultur der kundefokus og smidige arbeidsformer står helt sentralt. Du får konkrete råd for hvordan du i praksis skal innrette teamet, deg selv og din organisasjon for å lykkes.

Kurset er for deg som vil lære mer om hvordan du og dere kan ta i bruk viktige deler av smidighet for å utvikle din organisasjon. Her får du verdifull kunnskap om tilpasningsdyktighet, fokus på strategi og involverende ledelse, levende produktstrategi, kundereisens betydning, forbedringsfokuset, teambyggingen og etableringen av smidige arbeidsprosesser. Ta kurset her!

Vil du vite mer? Ta en diskusjon med meg om hvordan du og din organisasjon kan starte sin smidige reise? Ta kontakt med meg her!

Nøkkelen er å prioritere og dermed begrense antall pågående arbeidsoppgaver. Gjennom å lære praktisk prioritering fokuserer de på å starte det som gir mest verdi og fullføre oppgavene som er iverksatt før nye starter opp. Multitasking er oppskrytt. I stedet bruker de Kanban som støtte til å trekke inn riktige oppgaver ut fra behovet og kapasiteten. De leverer raskere og hever kvaliteten i resultatene. Agendaen er uegnet til å holde kontinuerlig fokus og levere på prioriterte oppgaver. Den er en saga blott for denne ledergruppen!

Jeg gleder meg stort til å fortsette å følge dem videre! Ta gjerne kontakt her om du vil vite hvordan ditt team kan spisse sine leveranser gjennom effektiv samhandling og bruk av Kanban!

✔ Bort med agendaen!

En av dem har fullstendig droppet agendaen i ledergruppen, fordi de mener den tradisjonelle agendaen er utdatert og uegnet som redskap i ledergruppens arbeid. I stedet bruker de en digital Kanban. Der er alle saker oppdatert og tilgjengelig for alle på PC'en, mobilen eller brettet. Alt som er viktig i ledergruppens leveranser ligger i Kanbanen: Med ansvar, frister, sjekklister, status/fremdrift og lenker til tilhørende informasjon.

✔ Styring av bortsatt arbeid

En annen kunde bruker Kanban som et rent kommunikasjons- og styringsverktøy. De styrer bortsatt arbeid til underleverandørene gjennom Kanban. Da kan alle - inklusive underleverandørene - se hvilke nye oppdrag som er i pipeline, hvilke som ønskes igangsatt på ulike tidspunkter og hvilke som er i arbeid. Og underleverandørene selv kvitterer ut når oppdraget er ferdig via Kanban-appen på sin mobil. Veien til leveranse og fakturering er blitt betydelig kortere - og kommunikasjonen mye enklere!

✔ Fart i forbedringene

Det tredje eksemplet handler om 3 av mine kunder, som avstemmer styrefarten i forbedringsprogrammene sine fra Kanban. Nye forslag legges inn. Vi prioriterer dem jevnlig opp mot hverandre ut fra hvilke som gir størst effekt opp mot antatt arbeidsmengde. Deretter trekkes oppgavene inn i forbedringsarbeidet ut fra prioritet og kapasitet. Riktige forbedringsaktiviteter er derfor alltid i arbeid, og alle involverte er kontinuerlig oppdatert med status og fremdrift.

✔ Vil du lære?

Jeg kommer snart med et kurs i praktisk bruk av Kanban på Videocation. Men vil du vite mer om hvordan du kan skape bedret fremdrift og effektive leveranser gjennom Kanban? I ditt team? I din ledergruppe? I ditt forbedringsarbeid? Da tar du kontakt med meg her!

✔ Den ene automasjonen fungerer slik at et prospekt som jeg lykkes med, automatisk kopierer oppdragsbeskrivelsen og kundeinformasjonen med tilhørende aktiviteter fra salgs-kanban’en til oppdrags-kanban’en. Null dobbeltarbeid og effektiv utførelse av arbeidet mitt!

✔ Den andre er ennå mer viktig og relevant for meg: Jeg har integrert min salgs-kanban med mitt CRM-system, slik at jeg kan følge løpende opp hvordan jeg lykkes: 

• Hva er konverteringsraten av leads gjennom de ulike fasene i salgsforløpet? 

• I hvilke faser befinner prospektene seg? 

• Hvilke oppdrag går hele veien frem til vellykket salg? 

• Hvilke type leads / oppdrag lykkes jeg best med? 

• Hvilke inntekter innebærer det?

Oppsettet er slik at de ulike fasene i salgs-Kanbanen dukker opp i CRM-rapportene. Når det skjer endringer i Kanbanen, eksempelvis at et oppdrag går til "Vunnet", så oppdateres CRM-rapportene automatisk. 

Jeg lager nå et praktisk rettet kurs i Kanban som kommer på Videocation.no. Der vil du lære mer om hvordan den kraftige men allikevel så enkle Kanban-metodikken kan bistå privatpersoner, ledere, team/ledergrupper og medarbeidere. Med status, beslutningsstøtte og styrefart i fremdriften. Vil du vite mer? Da tar du kontakt med meg her.

Innledningsvis ba jeg dem om å besvare følgende spørsmål:  "Hvilke konkrete verdier og leveranser bidrar vi som ledergruppe med til organisasjonen?" og "Har vi en effektiv måte å følge opp at vi leverer riktig verdi til riktig tid?" En kort diskusjon avslørte at de ikke likte svarene de kom frem til. De så at selve arbeidsformen de har i dag ikke egner seg som redskap for å skape de resultater de bør levere på i organisasjonen. De innså derfor at de må skifte måten å samhandle på.

✔ Hva var det som ikke fungerte?

Den tradisjonelle agendaen passifiserte teamet. I praksis ble den satt opp av lederen og sendt ut et par dager før møtet finner sted. Den sikret sjelden eller aldri kontinuitet eller omforent og prioritert arbeid. Den røde tråden manglet. Og den inneholdt sjelden tydelig ansvar, status og fremdrift. Og den viste seg dessuten ubrukelig til å få oversikt over status i lederteamets oppgaver samlet sett. «Det er rett og slett et for dårlig verktøy for å sikre fremdrift i teamet vårt», konkluderte de.

✔ Hva var egentlig behovet?

Behovet var å sikre oversikt over viktige gjøremål, strategiske, taktiske og operative. De ønsket noe som kunne brukes for kontinuerlig ivaretakelse av prioriterte oppgaver, vise fremdrift og flyt i arbeidet: For hvor befinner ulike aktiviteter seg i fremdriften? Hva er gjort siden sist? Av hvem? Og de ønsket en felles oversikt når de forberedte og gjennomførte sine oppgaver. En løsning flere kunne bruke samtidig.

✔ Hva ble svaret?

Svaret ble å ta i bruk en digital kanban. Tilpasset ledergruppen, ble dette en helt ny og effektiv måte å øke gjennomføringsevnen på. Hva er våre prioriterte oppgaver nå? Hva er status? Hva leverer vi på? Brukt riktig, kan kanban gi ledergruppen en helt overlegen måte å skape fremdrift i verdiskapingen på. Den tradisjonelle agendaen er en saga blott!

Å ta i bruk Kanban i ledergruppen er et stort skritt fremover om fokus er å skape verdi på kontinuerlig basis til kunder og til organisasjonen. Kanban skaper fokus og fremdrift og gjør den tradisjonelle agendaen overflødig og faktisk ganske så gammeldags!

Om du vil vite mer om hvordan din ledergruppe bør organisere arbeidet sitt for å gi organisasjonen og kundene prioritert verdi, så ta gjerne kontakt med meg her.